Entrada de blog (7–8 min de lectura) + Cuaderno de trabajo (📥) + Plantilla (📥). Hoy afinamos la vista. Vamos a caminar tu proceso como quien entra en una cocina en hora punta: no juzgamos, observamos.
Empiezo por contarte cómo lo hago cuando visito equipos. Pregunto: “¿Cuándo duele más?” Casi siempre la respuesta incluye un momento del calendario: los lunes a primera hora, el cierre de mes, el día que sale una campaña. Eso es una pista de Mura, la variabilidad que te descoloca. Un día todo cabe, al siguiente revienta. La variabilidad no es un pecado; es un hecho. Lo que sí es pecado es no nivelarla. ¿Cómo? Con citas y ventanas, con secuencias previsibles, con límites visuales de trabajo en curso. La pregunta correcta no es “¿podemos con todo?”, sino “¿cómo repartimos el volumen para que el sistema no colapse?”.
Luego miro rostros. ¿Quién tiene esa mirada de “llevo dos horas al 120%”? Ese es el rastro de Muri, la sobrecarga. Se reconoce por la multitarea continua, por los cambios de pantalla, por la voz que se acelera. A corto plazo, la sobrecarga parece productividad; a medio, es la fábrica de errores. Bajamos un cambio con decisiones pequeñas: WIP máximo por persona (no más de dos tareas abiertas), rotación de tareas cuando un rol se quema, ayudas visuales que evitan preguntas repetidas. El Lean humano empieza ahí: cuando damos permiso para parar antes de romper.
Y, por supuesto, la vieja conocida Muda, el desperdicio. Aquí es donde todos asentimos: esperas tontas, retrabajos, “tocar dos veces”, sobreprocesos por miedo a que algo falle… No hace falta un tratado: basta con que el equipo liste tres desperdicios obvios y elija uno. Mi favorito para empezar es el Checklist de entrada (¿recuerdas la clase anterior?). Otro cambio con efecto inmediato es reducir handoffs: que el trabajo no pase por manos innecesarias. Si dos pasos pueden vivir en la misma estación, júntalos. Si un formulario pide lo mismo tres veces, recórtalo.
Te dejo tres escenas para aterrizarlo. En urgencias, el lunes a las 9 el triage explota (Mura); la enfermera atiende tres sistemas a la vez (Muri); y los datos se registran dos veces (Muda). La nivelación pasa por roles claros por franja, la sobrecarga por señales Andon humanas (“me paro, necesito ayuda”) y la Muda por integrar registros o preparar plantillas. En textil, los lotes llegan irregulares (Mura), quien hace el setup también produce (Muri) y hay transporte interno innecesario (Muda). Solución: tamaño de lote estable, pre‑setup separado y layout en U. En back‑office, cierre de mes con picos (Mura), analistas con seis proyectos a la vez (Muri) y retrabajos por datos incompletos (Muda). Tiempo‑caja para entradas, WIP máx. 2 y validaciones automáticas.
Otro ejemplo; Imagina que entramos un martes por la tarde en el equipo de una app interna. A mitad de sprint, los tickets “menores” han ido entrando sin orden y, de pronto, todo es urgente el jueves: ese es el Mura que no se ve venir; los commits se amontonan justo antes del code freeze y QA hereda una ola imposible de absorber. Mientras tanto, un desarrollador alterna tres pestañas: una feature, un bug caliente y soporte a un usuario VIP; el tester revisa a saltos entre proyectos. Esa respiración entrecortada es Muri, la sobrecarga disfrazada de productividad. Y para completar el cuadro, los pull requests esperan días en revisión, se repiten comprobaciones que ya están automatizadas y la misma información se copia en dos herramientas distintas: ahí vive la Muda.
La corrección no va de pedir “vayan más rápido”, sino de cambiar el juego. Nivelamos (Mura) con cortes de entrada claros (lo que no llega con definición hecha no entra al sprint), y con una ventana fija de merges (12:00 y 16:00) para que QA reciba en lotes digeribles. Bajamos la sobrecarga (Muri) poniendo WIP máximo por rol (2 ítems) y practicando swarming cuando algo bloquea: todo el equipo a una, 45 minutos, se libera y se vuelve al foco. Y atacamos el desperdicio (Muda) con plantillas de PR (tests, capturas, criterios) y revisión por parejas en tareas críticas; además, integramos los dos repositorios de “verdad” para no duplicar registros. En una semana, el pulso cambia: menos picos al final, menos context switching y revisiones que pasan en horas, no en días.
No intentes “arreglarlo todo” en un sprint épico. Elige una acción por cada M y pruébala 48–72 horas. Observa si el ambiente baja una marcha, si disminuyen las urgencias, si aparecen menos sorpresas. Registra lo que ves: la memoria nos engaña; los datos no.
La próxima semana convertiremos lo que hoy funcione en Trabajo Estandarizado: un acuerdo vivo sobre la mejor forma actual de hacer la tarea, pensado para personas reales, no para auditorías.